11 schrijftips voor PVT- en OR-leden

Als OR en PVT moet je regelmatig contact hebben met je achterban. Dat is niet vrijblijvend, want je moet verantwoording afleggen aan de collega’s die je vertegenwoordigt. Dat gebeurt meestal schriftelijk. Maar wat nu als je niet van schrijven houdt?

De OR en PVT leggen vaak via een verslag of nieuwsbrief verantwoording af tegenover de achterban en de bestuurder. Zij hebben er immers recht op om te weten wat de OR of PVT de afgelopen periode heeft gedaan. Je kan zelf bepalen wat je schrijft en hoe vaak je dat doet. De ene PVT schrijft blogs, de andere een visiedocument of een nieuwsbrief. Ook maken veel medezeggenschapsorganen een jaarverslag en een beleidsnotitie. Schrijven is voor veel mensen een flinke opgave. OR Academy geeft daarom 11 tips om makkelijker te communiceren met de achterban.

Bekijk onze 11 schrijftips

Ken je doelgroep. Wat wil je lezer weten? Stem de stijl en inhoud zoveel mogelijk af op de medewerkers die je vertegenwoordigt.
Kies een doel. Dat geeft richting. Welke boodschap wil je overbrengen?
Gebruik opsommingen in je teksten. Dan hoef je geen lange volzinnen te schrijven, maar kan je volstaan met een puntsgewijs overzicht. Wat heeft de PVT bijvoorbeeld gedaan en bereikt voor de achterban? Vooral online zijn opsommingen prettiger om te lezen.
Volg een cursus om beter te leren schrijven. Je gaat aan de slag met je eigen teksten en je krijgt veel tips.
Schrijvers zijn geneigd om de inhoud van de tekst verdedigen, maar wie verdedigt de lezer? Wijs daarom een waakhond aan die je teksten kritisch naleest (de (ambtelijk) secretaris of de voorzitter bijvoorbeeld). Dat is iemand die de grote lijnen bewaakt en bepaalt of alle teksten voldoen aan het doel van de tekst.
Schrijven is schrappen wordt vaak gezegd. Probeer korte en bondige teksten te schrijven. Dat leest vlotter. Maak zinnen met niet meer dan zo’n 20 woorden. Hoe hoger het opleidingsniveau, des te langer de zinnen kunnen worden.
Let op de koppen. Vallen ze op en geven ze aan waar de tekst over gaat? De kop staat meestal in de tegenwoordige tijd. Dat geeft een tekst urgentie.
De eerste tekst onder de kop is de lead (ook wel de intro). In de krant is dat de dikgedrukte tekst. Om te bepalen wat er in de tekst komt te staan, maak je gebruik van de 5 w’s en de h-vraag. Dat zijn wie? wat? waar? wanneer? waarom? en hoe? De eerste w’s beantwoord je in de lead en de waarom- en hoe-vraag komt later in de tekst aan de orde.
De overgangen tussen verschillende alinea’s geven een bericht structuur. Je kan de alinea’s gebruiken voor je opsomming. Het is ook mogelijk om de eerste zin van een alinea te beginnen met een element uit de 5 w’s en h, dus het hoe, waarom, wanneer. Zo leid je de lezer puntsgewijs door het verhaal.
In de teksten moet meestal het belangrijkste eerst aan bod komen. Als de lezer afhaakt dan moet hij dat in ieder geval hebben gelezen.
Maak teksten concreet. Een woord als adviesrecht zegt je achterban weinig. Geef aan wat je hebt bereikt. Geef concrete voorbeelden van het medezeggenschapswerk. je maakt er een saaie tekst levendig en sprankelend mee.