Stil staan bij het OR-secretariaat

Als de ondernemingsraad aan een nieuwe zittingstermijn begint, zal er al snel worden overgegaan tot het kiezen van de voorzitter en het benoemen van een secretaris. De ondernemingsraad heeft immers een secretariaat nodig. Een goed secretariaat is namelijk de smeerolie van de medezeggenschap. Het gaat niet altijd  automatisch goed. We staan in deze checklist stil bij het secretariaat van de ondernemingsraad. Wat komt daar allemaal bij kijken?

1. De wet geeft niet veel aan over de rol van de secretaris en het OR secretariaat. In de WOR staat dat de OR moet voorzien in de secretariaatsfunctie, maar niet hoe die ingevuld moet worden. In het eigen reglement staat hoe het secretariaat wordt ingevuld. Kijk of het reglement nog actueel is of dat het aangepast moet worden.
2. Maak een functiebeschrijving voor de secretaris, zodat OR-leden weten waarvoor zij bij de secretaris moet zijn. U voorkomt dat alles op het bord van de secretaris komt te liggen. Ook kunt u met de functiebeschrijving kijken wie het beste secretaris kan worden.
3. De secretaris (en de OR)  kan zich laten ondersteunen door een ambtelijk secretaris. Bedenk of uw OR een ambtelijk secretaris nodig heeft. U hebt geen wettelijk recht op een ambtelijk secretaris. Bespreek met de bestuurder de mogelijkheden.
4. Als uw OR een secretaris en een ambtelijk secretaris heeft, zorg voor een duidelijke taakverdeling.
5. Maak het secretariaat van de ondernemingsraad bekend in de organisatie, zodat de achterban weet hoe en bij wie zij moeten zijn als ze de ondernemingsraad willen benaderen.
6. De taken van de secretaris en de voorzitter zijn anders dan die van de andere OR-leden. Houd daar bij de scholing rekening mee. Boek een aparte cursus, zodat zij zich kunnen ontwikkelen en hun taken goed kunnen uitvoeren.
7. Regel met de bestuurder de faciliteiten voor het secretariaat. Er is meestal behoefte aan vergaderfaciliteiten, vakliteratuur, een fysieke of digitale plek voor vergaderstukken, jaarverslagen en dergelijke.
8. Zorg dat u  vervanging regelt. Het is natuurlijk niet wenselijk dat als de secretaris uitvalt dat het secretariaat op z’n gat ligt. Benoem bijvoorbeeld een vice-secretaris.
9. Neem de tijd om het dagelijks bestuur en het secretariaat te evalueren.

Meer weten over het OR secretariaat?  Lees het boek Managen van de OR of volg de training OR voorzitter en secretaris.