Als de ondernemingsraad aan een nieuwe zittingstermijn begint, zal de raad als snel overgaan tot het kiezen van de voorzitter en het benoemen van een secretaris. De ondernemingsraad heeft immers een secretariaat nodig voor de administratieve zaken en de communicatie. Een goed secretariaat is de smeerolie van de medezeggenschap. Het gaat niet altijd automatisch goed. Goed om eens in te zoomen op het secretariaat van de ondernemingsraad. Wat komt daar allemaal bij kijken?
De wet geeft niet veel informatie over de rol van de secretaris en het OR-secretariaat. In de WOR staat dat de OR moet zorgen voor een secretariaatsfunctie, maar niet hoe die ingevuld moet worden. In het eigen reglement van de OR staat als het goed is wel hoe het secretariaat wordt ingevuld. Kijk of het reglement nog actueel is en of het misschien aangepast moet worden.
Functiebeschrijving secretaris
Het is handig om een functiebeschrijving te maken voor de secretaris, zodat OR-leden weten waarvoor zij bij de secretaris terechtkunnen. Je voorkomt daarmee dat alles wat rijp en groen is op zijn bordje komt te liggen. Een goede functiebeschrijving geeft bovendien aan wat iemand allemaal moet kunnen om secretaris te worden en welke taken bij de secretaris liggen. Dat maakt het voor de leden ook makkelijk om te beslissen of het iets is wat bij hen zou passen.
Ambtelijk secretaris
De secretaris (en de OR) kan zich laten ondersteunen door een ambtelijk secretaris. Bedenk eerst of jullie OR wel een ambtelijk secretaris nodig heeft. Er is niet zoiets als een wettelijk recht op een ambtelijk secretaris. Het is dus ook handig om met de bestuurder te bespreken wat hiervoor de mogelijkheden zijn. Heeft jullie OR wel een secretaris en een ambtelijk secretaris, dan is het natuurlijk zaak dat je een duidelijke taakverdeling maakt. Het secretariaat heeft belangrijke rol in de uitvoering van de communicatie van de OR met de achterban. Daarvoor moet de achterban wel weten hoe en waar het secretariaat te bereiken is en voor welke activiteiten.
Nog een paar tips
- Regel met de bestuurder de faciliteiten voor het secretariaat. Er is meestal behoefte aan vergaderfaciliteiten, vakliteratuur, een fysieke of digitale plek voor vergaderstukken, jaarverslagen en dergelijke.
- Zorg dat je vervanging regelt. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat als de secretaris uitvalt, het volledige secretariaat op z’n gat ligt. Benoem bijvoorbeeld een vicesecretaris.
- De taken van de secretaris en de voorzitter wijken af van die van de andere OR-leden. Houd daar bij de scholing rekening mee. Boek een aparte cursus, zodat zij zich kunnen ontwikkelen en hun taken goed kunnen uitvoeren.
- Neem de tijd om het functioneren van het dagelijks bestuur en het secretariaat te evalueren.
Meer weten over de werkzaamheden en taken van de voorzitter en secretaris van de OR? Volg de Training OR voorzitter en secretaris in 2 dagen: https://or-academy.nl/cursus/or-en-financien-in-2-dagen/
