Geen OR zonder een secretariaat  

Een goed secretariaat is de smeerolie van de medezeggenschap. Niet alles gaat namelijk automatisch goed. Het gaat niet altijd  automatisch goed. Het is dus verstandig om te zorgen voor een goed secretariaat. Wat komt daar allemaal bij kijken?

Een van de eerste dingen die een nieuwe OR zal doen, is het kiezen van een het kiezen van een voorzitter en het benoemen van een secretaris. De OR heeft immers een secretariaat nodig voor de administratieve zaken en de communicatie.

Zelf invullen

De wet geeft niet veel informatie over de rol van de secretaris en het OR-secretariaat. In de WOR staat dat de OR moet zorgen voor een secretariaatsfunctie, maar niet hoe die ingevuld moet worden. In het eigen reglement van de OR staat als het goed is wel hoe het secretariaat wordt ingevuld. Kijk of het reglement nog actueel is en of het misschien aangepast moet worden.

Wat doet een secretaris?

Het is handig om een functiebeschrijving te maken voor de secretaris, zodat OR-leden weten waarvoor zij bij de secretaris terechtkunnen. Je voorkomt daarmee dat alles wat rijp en groen is op zijn bordje komt te liggen. Een goede functiebeschrijving geeft bovendien aan wat iemand allemaal moet kunnen om secretaris te worden en welke taken bij de secretaris liggen. Dat maakt het voor de leden ook makkelijk om te beslissen of het iets is wat bij hen zou passen.

Wat is een ambtelijk secretaris?

De secretaris (en de OR)  kan zich laten ondersteunen door een ambtelijk secretaris. Bedenk eerst of jullie OR wel een ambtelijk secretaris nodig heeft. Er is niet zoiets als een wettelijk recht op een ambtelijk secretaris. Het is dus ook handig om met de bestuurder te bespreken wat hiervoor de mogelijkheden zijn. Heeft jullie OR wel een secretaris en een ambtelijk secretaris, dan is het natuurlijk zaak dat je een duidelijke taakverdeling maakt. Het secretariaat heeft belangrijke rol in de uitvoering van de communicatie van de OR met de achterban. Daarvoor moet de achterban wel weten hoe en waar het secretariaat te bereiken is en voor welke activiteiten.

Tips voor het secretariaat

• Regel met de bestuurder de faciliteiten voor het secretariaat. Er is meestal behoefte aan vergaderfaciliteiten, vakliteratuur, een fysieke of digitale plek voor vergaderstukken, jaarverslagen en dergelijke.
• Zorg dat je vervanging regelt. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat als de secretaris uitvalt, het volledige secretariaat op z’n gat ligt. Benoem bijvoorbeeld een vicesecretaris.
• De taken van de secretaris en de voorzitter wijken af van die van de andere OR-leden. Houd daar bij de scholing rekening mee. Boek een aparte cursus, zodat zij zich kunnen ontwikkelen en hun taken goed kunnen uitvoeren.
• Neem de tijd om regelmatig het functioneren van het dagelijks bestuur en het secretariaat te evalueren.

Goed voorbereiden op de inrichting van het secretariaat? Meld je aan voor de Training OR voorzitter en secretaris in 2 dagen