Werkafspraken maken voor het overleg met de bestuurder

De OR en de bestuurder zijn op elkaar aangewezen. Ze kunnen niet zonder elkaar. Beide partijen moeten een paar keer per jaar overleggen. Ze zitten per jaar zo’n 6 tot 10 keer aan tafel tijdens de overlegvergadering. Om goed samen te werken zijn er werkafspraken nodig. Vooral aan het begin van de zittingsperiode van de OR is het verstandig om goede afspraken te maken met de bestuurder. Als je al een tijd met elkaar vergadert, is het nuttig om de werkafspraken eens te evalueren. Let dan op de onderstaande punten: 

• Hoe vul je het vergaderschema in en wat is minimaal aantal overleggen per jaar? 

• Bespreek hoe lang je wilt overleggen. Wat zijn goede tijden? 

• De agenda is de leidraad van het overleg. Op welke manier komen de punten op de agenda? 

• De bestuurder en/of de OR kunnen de overlegvergadering voorzitten. Bepaal wie wanneer de vergaderingen voorzit. 

• Er kunnen deskundigen (hoofd financiën of de adviseur van de OR bijvoorbeeld) meekomen tijdens de vergadering. Voert de bestuurder het overleg alleen of heeft hij assistentie? Wat is de procedure als er een deskundige komt? 

• Ieder overleg heeft notulen. Maak afspraken wie verantwoordelijk is voor de notulen. 

• Hoe worden de agenda en de notulen van de overlegvergadering naar de medewerkers gecommuniceerd? 

• Twee keer per jaar hebben de OR en de bestuurder een artikel 24-overleg. Daar wordt de algemene gang van zaken besproken. Hoe en wanneer vindt dit overleg plaats? 

• Bij het artikel 24-overleg is ook de toezichthouder (Raad van toezicht of Raad van commissarissen) aanwezig. Wie nodigt de toezichthouder uit? Ook is het handig om het contact tussen OR en toezichthouder te regelen. 

• Hoe en wanneer wordt de financiële, bedrijfseconomische en sociale beleidsinformatie (artikel 31a en 31b WOR) verstrekt, toegelicht en besproken? 

• Sommige OR’en voeren naast het officiële overleg ook informeel overleg met de bestuurder. Wat zijn de voordelen hiervan en wat kun je van elkaar verwachten? 

• De bestuurder kan geheimhouding opleggen. Welke afspraken zijn er? 

• Hoe gaan OR en bestuurder om met contacten die de OR onderhoudt met anderen in de organisatie zoals managers, stafafdelingen, bestuursleden en dergelijke. 

• Maak een afspraak om het overleg te evalueren. Stel daarbij de volgende vragen: Hoe loopt het overleg? Hoe gaan we met elkaar om en hoe willen we verder? 

• Het is mogelijk om nog veel meer afspraken te maken. Dat kan ook over faciliteiten, extra bevoegdheden, extra scholingsdagen, het gebruik van een ambtelijk secretaris en dergelijke. Deze afspraken zet u in een ondernemingsovereenkomst of convenant. 

Benieuwd naar andere tips voor efficiënt vergaderen en notuleren? Volg dan de Cursus Notuleren