Vergeet het informele overleg met de bestuurder niet

Natuurlijk heb je als OR de officiële overlegvergadering met de bestuurder. Maar daarnaast loop je ook regelmatig bij de bestuurder binnen  voor een praatje of een korte bespreking. Het zijn dit soort momenten van informeel overleg die ervoor zorgen dat de samenwerking soepel verloopt en die je als OR kan gebruiken om je te informeren over zaken die spelen.  

Informeel overleg is handig als voorbereiding op de overlegvergadering, maar ook om op de hoogte te raken van dingen die spelen en waar de bestuurder je over kan bijpraten. In tijden van grote veranderingen binnen de organisatie komt het vaker voor dat de bestuurder met de voorzitter en de secretaris, het Dagelijks Bestuur (DB) van de OR, belt en mailt. Of op een bepaalde locatie vertrouwelijk over zaken wil spreken. Soms mag het DB dit niet communiceren met de rest van de OR. Ook dit wordt wel informeel overleg genoemd.  

Achterkamertjespolitiek 

Het is goed om als OR je standpunt te bepalen ten opzichte van dit informele overleg en stel vast welke spelregels hiervoor gelden. Niet iedereen is voorstander van dergelijk informeel overleg.  Het kan het ontstaan van een cultuur van ahterkamertjespolitiek in de hand werken en dat kan wantrouwen bij andere OR-leden en bij de achterban oproepen. Ga als voorzitter dan ook nooit alleen naar de bestuurder, maar doe dat, vanwege de transparantie, met z’n tweeën of drieën. 

Overleg op de gang 

Naast informeel overleg met de bestuurder of commissaris heeft de OR ook te maken met andere stakeholders in de organisatie. Dat zijn bijvoorbeeld adjunct-directeuren, het MT en HR. Ook met deze partijen kan de OR informeel overleg hebben. Het meest voor de hand ligt contact met de HR-manager omdat deze de meeste kennis heeft van de regelingen die het personeel betreffen en waar de OR invloed op wil uitoefenen..  

Het achterbanoverleg 

Een ander belangrijk informeel overleg is dat met de achterban. De Wet op de ondernemingsraden  schrijft niet voor dat contact met de achterban verplicht is en hoe dat moet plaatsvinden, dus hierin heb je veel vrijheid . Indirect gaat de wet ervan uit dat de OR wel contact heeft met de achterban, want er zijn tal van instrumenten die je daarvoor kan gebruiken. Denk aan de agenda en notulen (artikel 14), het OR-jaarverslag en de OR-jaarvergadering (artikel 14) en tijd voor beraad met de achterban (artikel 17). Ook kun je de achterban betrekken bij adviesaanvragen (artikel 25) en instemmingsverzoeken (artikel 27). 

Wil je weten welke soort overleggen er allemaal mogelijk zijn en wat je ermee kan bereiken? Volg dan de Training vergaderen voor de OR.