De communicatie met de achterban is voor veel OR’en en PVT’s lastig. Al jaren wordt er veel geklaagd over de betrokkenheid van de achterban bij het medezeggenschapswerk. De OR en in iets mindere mate de PVT krijgen er maar moeilijk contact mee. Daarnaast wil de bestuurder een zo’n representatief mogelijk medezeggenschapsorgaan. De OR kan soms maar moeilijk aantoonbaar maken dat ze er niet alleen voor zichzelf zit. Deze problematiek hebben we voorgelegd aan het OR-panel. Daarin zitten OR- en PVT-leden uit verschillende sectoren. Van organisaties van 17 tot 3500 werknemers. Je krijgt zo een redelijk beeld van de communicatie tussen medezeggenschapsorganen en hun achterban.
Niet tevreden
De eerste conclusie is dat de meeste panelleden aangeven dat ze niet tevreden zijn met het contact met hun achterban. Slecht 41% is meestal tevreden. De rest soms wel, maar meestal niet. Er is geen duidelijk onderscheid tussen de grote en de kleine organisaties. Een PVT is niet meer of minder tevreden over de achterbancommunicatie dan een OR.
Frequentie
De mate van tevredenheid ligt niet aan de frequentie waarmee de OR’en communiceren. Er wordt regelmatig gecommuniceerd. De grootste groep (45%) gaf aan dat ze gemiddeld 4 tot 7 keer per jaar met de achterban communiceren. Maar liefst 32% dat dat meer dan 9 keer per jaar. Daarvoor zetten de OR’en en PVT’s verschillende communicatiemiddelen in. Hieronder de top 10 van de meest voorkomende middelen:
- Persoonlijk contact
- Bijeenkomsten
- Notulen versturen
- Nieuwsbrief
- OR jaarverslag
- Werkoverleggen bezoeken
- Spreekuur houden
- Intranet
- Lunchbijeenkomsten
Communicatiemiddelen
Het meest wordt er gebruik gemaakt van persoonlijke contacten van de OR-leden en via de email. De panelleden gebruiken zowel mondelinge als schriftelijke communicatiemiddelen. Opvallend is dat de notulen en het jaarverslag niet bovenaan staan. Dit is immers wettelijk verplicht. De panelleden zijn verdeeld over de aandacht van de achterban voor de schriftelijke communicatie. Maar liefst 42% denkt dat de achterban de OR-berichten slecht leest. Misschien is dat een reden waarom er zo weinig het OR jaarverslag communiceren met de achterban?
Groepen
De communicatie met de achterban is onder andere lastig, omdat die in zijn algemeenheid helemaal niet bestaat. Net zo als bijvoorbeeld de jongeren onder te verdelen zijn in verschillende subgroepen kun je ook de achterban van een OR of PVT onderverdelen in groepen. U kunt bijvoorbeeld het volgende onderscheid maken:
- Vestigingen, bedrijfsonderdelen
- Afdelingen
- Functies
- Soort aanstelling (part-time, full-time, uitzendkracht)
- Geslacht
- Wel of geen kinderen
- Autochtoon, allochtoon
- Ouderen, jongeren
Eén boodschap
De kenmerken van de verschillende groepen binnen de achterban maken dat bepaalde onderwerpen voor de ene groep wel en voor de ander groep niet belangrijk zijn. Zo zal een regeling voor vervroegde uittreding met name voor ouderen interessant en van belang zijn. Kinderopvang zal daarentegen voor deze groep niet interessant zijn. Een reorganisatie op een vestiging is voor die achterban groot nieuws, terwijl de achterban op andere vestigingen het onderwerp minder bezighoudt. Daar hoeft de OR/PVT dan weinig over te communiceren. We hebben aan het OR-panel gevraagd of ze dezelfde boodschap sturen naar de hele achterban. Maar liefst 82% doet dat. Slechts 18% stuurt de verschillende groepen andere informatie. Dit kan een reden zijn waarom schriftelijke informatie slecht gelezen wordt of dat de achterban niets van zich laat horen als de OR communiceert.
Scholing
Als een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging niet tevreden is met de communicatie dan kan scholing de oplossing zijn. Toch kiest slechts een derde hiervoor. De rest heeft zich niet geschoold in achterbancommunicatie. Positief is wel dat vrijwel iedereen die scholing heeft gevolgd denkt dat de communicatie beter geworden is. Soms maar een beetje beter, maar de scholing heeft wel geholpen.
Vacatures
We hebben ook gevraagd of de panelleden op dit moment één of meerdere vacatures hebben. Ruim 36% heeft één of meerdere vacatures. De meeste panelleden vinden het niet makkelijk om nieuwe kandidaten te werven. We hebben niet kunnen achterhalen in hoeverre de achterbancommunicatie effect heeft op het aantal vacatures. OR’en die vaak communiceren hebben niet minder vacatures. Dat geldt ook voor de tevredenheid over die communicatie. Als een OR of PVT tevreden is over het contact met de achterban wil dat niet zeggen dat het opeens makkelijker is om kandidaten te werven. Misschien is die relatie er wel, maar dat vereist dan een veel uitgebreider onderzoek.
Meer informatie
Meer informatie over achterbancommunicatie vindt u in het Praktijkboek OR en achterbancommunicatie. Als u een cursus wilt volgen om uw communicatie te verbeteren, kijk dan bij de cursus ondernemingsraad en achterbancommunicatie. Als u van uw jaarverslag een PR-middel wilt maken dan is er een cursus om dat te leren.
