Tips online vergaderen

Tips online vergaderen – De Academy legt uit!

De cliëntenraad vergadert regelmatig. Dat doet de raad ook in de coronatijd. Sinds corona werken veel meer mensen thuis en wordt er online vergaderd met Webex, Teams, Skype of Zoom. Vergaderen op afstand levert nieuwe gebruiken en spelregels op. Zet u de camera aan of uit en wat doet u aan de achtergrond? In de onderstaande checklist zetten we 12 aandachtspunten voor online vergaderen op een rij.

1. Online vergaderen hangt af van de verbinding. Zorg ervoor dat uw internetverbinding thuis van voldoende kwaliteit is.
2. Test voordat u gaat vergaderen de microfoon en het geluid. Als dat het niet goed doet dan vergadert u niet effectief.
3. Begin de vergadering van de cliëntenraad op tijd. Het lijkt zo simpel, maar toch lukt het alleen als u zich iets eerder aanmeldt dan de begintijd van het overleg.
4. Zet voor de vergadering alles klaar. Dat zijn naast uw vergaderstukken ook een pen, blocnote en een kop koffie of glas water.
5. Heeft u meerdere opeenvolgende overleggen? Neem dan even een pauze door vijf minuten voor tijd het voorgaande overleg af te sluiten. U mist dan wel een stukje van de vergadering, maar u begint frisser aan het volgende overleg.
6. Beperk de geluiden om u heen. Er zijn thuis veel geluidsbronnen die u op het werk niet heeft. Zoek een rustige plek op of gebruik een headset.
7. Zegt u langere tijd niets? Zet dan de microfoon uit. Zeker in een grotere groep is het handig als iedereen de microfoon op mute zet, tot de voorzitter het woord geeft.
8. Bedenk dat u in beeld bent. Ga geen andere dingen doen als iedereen dat kan zien. Het kan storend zijn als u aan het appen of aan het bellen bent, terwijl u deelneemt aan een vergadering.
9. Maak afspraken of u de camera gebruikt of niet.
10. Het is verstandig om rekening te houden met wat u aan heeft. Ook al werkt u vanuit huis als u in een ochtendjas of hardloopshirt vergadert, is dat geen gezicht. U kunt het best net doen alsof u naar het werk gaat.
11. Let ook op wat anderen zien van uw huis. De camera brengt soms meer in beeld dan u denkt. In de meeste online vergadertools kunt u daar gemakkelijk iets aan doen, bijvoorbeeld door de achtergrond te blurren of een achtergrond te kiezen. Zo lijkt het soms dat of u aan het strand zit te vergaderen.
12. De laatste van tips online vergaderen: Als u aan de slag wilt met effectief vergaderen vraag dan eens een vergadercoach of volg een vergadertraining.