Ondersteuning van een ambtelijke secretaris

Bijna elke OR heeft wel een secretaris, omdat het nu eenmaal handig is als iemand alle administratieve procedures te laten coördineert. De rol van secretaris is niet vastgelegd in de WOR, maar toch is secretaris een van de belangrijkste functies in de ondernemingsraad. Samen met de bestuurder vormen ze de ruggengraat van de OR. Is er te veel werk dan kun je overwegen een ambtelijk secretaris aan te stellen.  

Veel OR’ en onderschatten de hoeveelheid werk die bij de secretaris komt te liggen. Bij grotere organisaties komt het daarom wel voor dat er een ambtelijk secretaris wordt benoemd. Deze neemt veel, zo niet alle taken van de secretaris voor zijn rekening. Welke taken dat zijn dat kunnen jullie zelf bepalen. De ene ambtelijk secretaris maakt alleen de notulen, terwijl de andere een meer beleidsmatige rol heeft. Op de site van de beroepsvereniging van ambtelijk secretarissen, de VASMO vind je voorbeelden van verschillende functieprofielen. 

Dagelijks bestuur 

Een ambtelijk secretaris is in dienst van de organisatie en valt meestal onder het hoofd HR, de afdeling P&O of het directiesecretariaat. Ook staat de ambtelijk secretaris op de loonlijst van de organisatie. Er is geen wettelijke gezagsverhouding tussen OR en ambtelijk secretaris, maar in de praktijk wordt de ambtelijk secretaris wel aangestuurd door de OR en in het bijzonder door het dagelijks bestuur van de OR. 

Ontslagbescherming 

De ambtelijk secretaris geniet net als de OR rechtsbescherming tegen ontslag op basis van de WOR (artikel 21). Kiest de OR voor een functieprofiel dat inhoudelijk zwaar is, dan moet je er rekening mee houden dat de ambtelijk secretaris ook invloed heeft op het OR-werk en de beslissingen die worden genomen. Ook speelt de ambtelijk secretaris dan een belangrijke rol bij mogelijke geschillen, conflicten en procedures. De ambtelijk secretaris is echter geen OR-lid. Hij of zij mag daarom formeel niet stemmen. 

Kosten ambtelijk secretaris 

De kosten die de OR maakt voor de inzet van een ambtelijk secretaris komen volgens artikel 22 van de WOR voor rekening van de bestuurder. Net als kosten voor voorzieningen zoals de doorbetaalde loonkosten en de kosten voor scholing.De bestuurder is niet verplicht om een ambtelijk secretaris aan te stellen, tenzij dit in de cao is bepaald. 

Wil je meer weten over de rol van de secretaris, volg dan de Training OR Voorzitter en secretaris in 2 dagen.