Een goede notulist is een assertieve notulist

Of het nu gaat om een vergadering met of zonder de bestuurder, het is van belang dat besluiten en afspraken helder en beknopt worden vastgelegd. En niet alleen de besluiten en acties. Ook de weg daarnaartoe is van belang. Met de notulen kun je de vergadering sturen.

Notuleren is vaak ondankbaar werk. Pas als deelnemers iets willen, pakken ze de notulen erbij. Toch zijn ze belangrijk, want ze vormen de basis van een goed verslag. Bovendien heb je als notulist invloed op een soepel verloop van de vergadering. 5 tips om daar meer uit te halen!

Tip 1: het beknopt-verslag in lijstvorm is super efficiënt

Maak een verslag in lijstvorm, bij voorkeur in Word. Wees niet bang dat je de lezers van het verslag te kort doet. Zo’n verslag bevat meer dan een opsomming van de besluiten en de acties. Het beknopt-verslag-in-lijstvorm is een compleet verslag, en je kan er alle informatie waarover vergaderd wordt in weergeven. Dus ook de aftrap, en de discussie die aan besluiten en acties voorafgaat.

Tip 2: Niet aanwezig zonder kennisgeving? Doet er niet toe!

Natuurlijk moet het duidelijk zijn als er iemand niet aanwezig was. Die namen zien de lezers in de kopgegevens, na Afwezig. Bij voorkeur alfabetisch weergegeven, net als het rijtje aanwezigen.

Maar Afwezig zonder kennisgeving is ouderwets. Het voelt als een bestraffend geheven vingertje: ‘foei, je was er niet en je hebt je niet eens afgemeld!’ Als je iemand wilt bevragen over haar of zijn afwezigheid bij een vergadering, is dat prima. Maar dat kan ook zonder dat daarover iets in het verslag moet staan.

Tip 3: Geen welkom voor de aanwezigen

Schrijf jij nog steeds als eerste zin onder het punt Opening: De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Hoe verslagwaardig is dat? Deze standaardzin mag er dus uit, zelfs al zou dat ertoe leiden dat je verslag onder punt 1. Opening leeg is. Leeg staat dan voor: er waren geen bijzonderheden. Gebruik liever 1. Opening en mededelingen of 1. Opening en vaststellen agenda. Efficiënt en overzichtelijk.

Tip 4: Help de voorzitter door vragen te stellen

Een professionele notulist is een assertieve notulist. Durf te vragen om een samenvatting of een herhaling van het besluit en de acties, als de voorzitter dat nalaat. En je mist wel eens wat, zeker als de deelnemers in de hitte van de strijd vergeten dat jij moet zorgen voor een juiste, volledige weergave van wat belangrijk is. Dus help je voorzitter en zeg wat je nodig hebt. Dat heet coöperatief assertief (met de nadruk op coöperatief) zijn.

Tip 5: De rondvraag is vervroegd

Punt zoveel: de rondvraag, ook wel WVNTTK (Wat Verder Nog Ter Tafel Komt), is vervroegd. Het is tegenwoordig het tweede punt van de agenda, en heet voortaan: Rondvraag en vaststellen agenda. Dit punt maakt het ongebreideld opvoeren van agendapunten en eindeloos napraten onmogelijk. Vergaderdeelnemers moeten met de agenda in de hand beslissen of ze nog een bijdrage hebben buiten deze agenda. Zo ja, dan brengen ze die bijdrage in, en dat kan leiden tot een bijstelling van de agenda, of ze worden verwezen naar het punt Mededelingen.

Nog meer tips om efficiënter en beter te notuleren? Meld je snel aan voor de Cursus notuleren