Efficiënt en effectief notuleren kun je leren

Goede notulen dragen bij aan een slagvaardige OR. Maar het maken van goede notulen is niet eenvoudig, vooral niet als van vergaderingen waarin veel complexe onderwerpen aan bod komen. Met een paar aandachtspunten, zorg je ervoor dat het notuleren gestructureerd verloopt en je hier niet te veel tijd aan kwijt bent.  

De agenda is je routeplanner voor de vergadering. Vraag deze dus altijd van tevoren op, zodat je precies weet welke zaken allemaal aan de orde komen. Maak een lijst van aanwezigen en noteer wie de vergadering voorzit. Bespreek met de andere OR-leden wat het doel is van de notulen: moet er bijvoorbeeld een actielijst uit voortkomen? Of is het de bedoeling dat je zo goed mogelijk alle argumenten noteert? Of moet de lijn van de discussie helemaal te volgen zijn en is een letterlijke weergave gewenst? 

Wie moet notuleren? 

Degene die notuleert moet goed kunnen luisteren en snel kunnen samenvatten. Een notulist moet ook zorgvuldig zijn en belangrijke informatie nauwkeurig kunnen noteren. Vooral als het gaat om deadlines, financiën of andere harde afspraken. Aarzel niet om aan de aanwezigen te vragen iets te herhalen als je het niet goed hebt verstaan of als je niet zeker weet of je het goed hebt genoteerd. 

Roulatieschema 

Soms neemt de ambtelijk secretaris het notuleren op zich. Ook kan een OR-lid als vaste notulist aangesteld worden. Is er geen ambtelijk secretaris of vaste notulist? Maak dan een roulatieschema, zodat iedereen een keer aan de beurt komt. Let wel op: de voorzitter kan niet notuleren, die moet zijn handen vrij hebben. Ook kan het zijn dat sommige OR-leden, bijvoorbeeld omdat ze lid zijn van een commissie, niet alle vergaderingen kunnen notuleren, omdat ze zelf een actieve rol in die vergadering hebben. 

Besluiten en acties 

Noteer bij elk agendapunt wat de besluiten zijn of de uitkomsten van een discussie. Let op je taalgebruik en schrijf duidelijk en toegankelijk. Het verslag dat je later maakt aan de hand van de notulen moet ook begrijpelijk zijn voor mensen die niet bij de vergadering aanwezig waren. Ook moet iedereen in de organisatie het kunnen lezen. Werk altijd zo snel mogelijk je aantekeningen uit. Dan zit de vergadering nog vers in je geheugen. 

Nog meer weten over efficiënt en effectief notuleren? Volg dan de Cursus notuleren.