Duidelijke agenda geeft richting aan het overleg

Een OR-vergadering zonder agenda is als een schip zonder stuurman. Het zwalkt, heeft geen duidelijk doel en leidt uiteindelijk nergens toe. Zonde, want ook dat zwalken kost tijd. Een duidelijke agenda dient als instrument voor een slagvaardige OR.

Een duidelijke agenda is om verschillende redenen belangrijk. In de eerste plaats is de agenda een communicatiemiddel naar de achterban toe. Volgens de Wet op de ondernemingsraden (WOR) is de OR verplicht om de agenda te publiceren. De achterban moet immers weten over welke onderwerpen de OR vergadert. Daarnaast fungeert de agenda als instrument voor de OR zelf. Het is een middel om je voor te bereiden op alle agendapunten.

Opbouw van de agenda

De agenda bevat meestal een aantal vaste terugkerende onderdelen:

De opening en de notulen van de vorige vergadering

Let erop dat dit onderdeel niet te veel tijd in beslag neemt. Wat de vaststelling van de notulen betreft, zorg dat de leden vóór de vergadering hun commentaar op de notulen al hebben doorgegeven. Bespreken van taalfouten en dergelijke hoort niet in de vergadering thuis. Regel dat buiten het overleg om.

De inhoudelijke agendapunten (onderwerpen)

Let hierbij op dat je het aantal onderwerpen beperkt, en bespreek ze in volgorde van prioriteit van de OR. Het is handig om bij elk onderwerp aan te geven of het ter informatie, advies of instemming is. Daarnaast geef je aan wat het doel van het onderwerp in de vergadering is: welke vraag moet er beantwoord worden. Om wat meer sturing te geven kun je ook de geplande tijd voor de behandeling van elk onderwerp aangeven.

De afronding van de vergadering

Hierin loop je nog eens de genomen besluiten na en werk je de actie- en takenlijst bij. Vermeld hierbij de namen van de verantwoordelijken en de bijbehorende deadlines. Ook horen hier de rondvraag en eventueel mededelingen thuis. Let ook hier goed op dat er geen nieuwe discussies ontstaan, maar zorg voor een duidelijke afsluiting.

Meer weten over effectief en efficiënt samenwerken en het dagelijks bestuur? Volg dan Training OR-voorzitter en secretaris.

<< Naar alle berichten

<< Vorige Volgende >>