De notulen als communicatiemiddel

De notulen zijn voor de OR een manier om te communiceren met de achterban. Maar de OR is ook verplicht om verslagen van de vergaderingen te maken. Wel belangrijk dus om goed stil te staan bij vorm en inhoud van de notulen.  

De ondernemingsraad is er om de belangen van de werknemers te behartigen. Daarvoor is contact met de achterban essentieel. De OR kan hiervoor verschillende communicatiemiddelen gebruiken. In artikel 14 van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) staat dat het reglement van de OR in ieder geval voorschriften moet bevatten over onder andere het opmaken en bekendmaken van de agenda en notulen van de vergaderingen aan de bestuurder, de leden van de OR en aan de medewerkers van de organisatie.  

Overlegvergadering 

In artikel 23a van de WOR staan regels die gaan over de agenda en de verslagen van de vergaderingen van de OR met de bestuurder. Zij moeten samen afspraken maken over de overlegvergadering en over de manier waarop de agenda en het verslag aan de werknemers van de organisatie bekend worden gemaakt. Bij voorkeur gebeurt dit in lijn met de OR-vergaderingen.  

Geheimhouding 

Het is een misvatting om te denken dat de notulen van de vergaderingen volledig openbaar gemaakt moeten worden. De WOR spreekt duidelijk van een verslag en niet van notulen. Wat betekent dat? De OR mag ook een beknopte vorm maken speciaal voor verspreiding naar de achterban. Er komen in de vergaderingen tenslotte ook wel eens zaken aan de orde waarvoor geheimhouding geldt. Door de notulen enigszins aan te passen, kan de OR zorgen voor een ‘publieksvriendelijk’ verslag voor alle medewerkers van de organisatie.  

Prikborden 

Er zijn verschillende manieren om de notulen openbaar te maken. Het is goed om hierbij te kijken naar wat in de organisatie een gebruikelijke manier is om informatie te delen. Op internet zetten of rondmailen kan, maar is niet handig als de meeste medewerkers niet aan een pc werken. Dan kan ouderwets ophangen op prikborden op centrale plekken in de organisatie een goede manier zijn, eventueel als aanvulling op digitale verspreiding.  

Wil je meer weten over notuleren en het gebruik van de notulen als communicatiemiddel, schrijf je dan in voor de Cursus Notuleren.