Checklist OR en preventiemedewerker

Iedere organisatie moet één of meerdere preventiemedewerkers hebben. In Artikel 13 van de Arbowet staat deze verplichting. De bestuurder moet de preventiemedewerker in de gelegenheid stellen om zijn werk zelfstandig en onafhankelijk uit te voeren. Om als preventiemedewerker effectief te kunnen handelen, is samenwerking met het management, HR, bedrijfsarts en andere betrokkenen essentieel. Ook de samenwerking met de ondernemingsraad is van belang.

Takenpakket

De preventiemedewerkers hebben geen wettelijk vastgesteld takenpakket, omdat diegene een aantal taken binnen een organisatie vervult op het gebied van veilig en gezond werken. Dat is in iedere organisatie anders. Hij ondersteunt de werkgever bij de uitvoering van het arbobeleid en richt zich op de risico’s die medewerkers en bezoekers lopen. Hij kijkt daarbij naar de Risico-Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) en het daarbij behorende plan van aanpak. Hij beoordeelt en evalueert dit. Daarnaast helpt hij de arbomaatregelen uitvoeren en adviseert op grond van de kennis van de werkvloer over het voorkómen en beperken van de risico’s. De arbodienst zou deze taken ook kunnen doen, maar de preventiemedewerker staat dichter bij de organisatie dan de bedrijfsarts of adviseur van de arbodienst. De OR kan op allerlei manieren invloed uitoefenen op deze medewerker:

Het is niet wettelijk geregeld wie de preventiemedewerker moet zijn. De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht voor de aanstelling en de persoon. De OR kan dus ook zelf een kandidaat naar voren schuiven. Kijk goed naar het takenpakket als u wilt beoordelen of iemand geschikt is als preventiemedewerker. Let er ook op of de taken en bevoegdheden duidelijk zijn omschreven.
Het komt soms voor dat een preventiemedewerker lid is van een OR, PVT of Arbocommissie. Realiseer je dat er een lastig ‘twee-pettenprobleem’ kan ontstaan als de preventiemedewerker voorstellen moet beoordelen die hij zelf (mede) heeft geschreven.
De preventiemedewerker is de spil van het arbobeleid. In de RI&E moet worden beschreven hoe medewerkers in contact kunnen treden met deze functionaris. Kijk of de RI&E een duidelijke beschrijving bevat over de preventiemedewerker. Is het duidelijk welke plaats deze in de organisatie heeft? Heeft hij voldoende tijd en deskundigheid om zijn werk te kunnen doen? De ondernemingsraad kan hierop letten als hij zijn instemmingsrecht gebruikt voor het vaststellen of wijzigen van de RI&E.
De OR heeft instemmingsrecht over het takenpakket van de preventiemedewerker. Dit betekent dat de OR zijn functieprofiel beoordeelt en vervolgens besluit om hier al dan niet mee in te stemmen. Om hier een goed oordeel over te kunnen geven, is inzicht in de eigen RI&E essentieel. In de RI&E staan immers de preventietaken genoemd of die zijn eruit af te leiden. Kijk daarom goed naar de RI&E.
De Arbowet schrijft voor dat de preventiemedewerker de OR moet adviseren en ermee moet samenwerken (Arbowet art. 13.2 b). Maak hier gebruik van en maak afspraken.
Samenwerking met de preventiemedewerker kan de ondernemingsraad veel opleveren. De ondernemingsraad krijgt informatie om goed aan de slag te kunnen gaan met arbeidsomstandigheden. Bovendien kunnen preventiemedewerker en OR samen vaak meer bereiken dan elk afzonderlijk. Bespreek hoe u elkaar kunt versterken.
Maak afspraken over de communicatie. De preventiemedewerker kan op afstand informatie verstrekken, op afroep een vergadering bijwonen of als vast agendapunt op de OR-vergaderingen verschijnen. U kunt ook bespreken of hij deelneemt aan het overleg met de bestuurder als er een arbo-onderwerp op de agenda staat. Stem dit ook af met de bestuurder.
Evalueer met de bestuurder en de preventiemedewerker het werk van de preventiemedewerker. Kan deze goed functioneren en heeft zijn werk een duidelijke meerwaarde voor de medewerkers en organisatie?
Meer informatie over preventie en het veiliger en gezonder maken van de organisatie? Volg de arbotraining van OR Academy. Meer informatie over arbo vindt u op het arboportaal.