Communicatie OR en bestuurder

Kent u de bestuurderstaal?

De OR en PVT zitten regelmatig aan tafel met de bestuurder, maar soms loopt het overleg niet soepel. De communicatie OR en bestuurder laat te wensen over. U denkt te snappen waar de bestuurder het over heeft, maar soms bedoelt hij iets heel anders. Dat levert misverstanden op. OR Academy heeft voorbeelden van bestuurderstaal op een rij gezet. Kijk of u het herkent en hoe u hierop kunt reageren.

• ‘Ik stel het bij P&O aan de orde’

De kans is groot dat u er nooit wat over hoort. Probeer te achterhalen wat er met het onderwerp gebeurt. Kom erop terug. Ga desnoods zelf naar P&O toe.

• ´Jullie moeten niet op mijn stoel gaan zitten´

De initiatiefrijke OR of PVT die goede ideeën heeft, maakt het de bestuurder wel erg moeilijk om zonder werk uit de overlegvergadering te komen. Dus gaat de bestuurder de rollen nog eens duiden en benadrukken dat een controlerende en toetsende taak in dit geval (niet altijd, want dan wordt het ook weer te lastig) de aangewezen rol is.

• ‘Laten we de sfeer goed houden’

Het wordt blijkbaar spannend tussen de OR of PVT en de bestuurder. De bestuurder wil niet over het onderwerp verder praten. Dat zou ten kosten kunnen gaan van de sfeer. De vraag is of het goed houden van de sfeer dat waard is. Afhankelijk daarvan moet de OR doorzetten.

• ‘Onder ons gezegd’

Het is niet de bedoeling om dit verder te vertellen. De bestuurder bedoelt het wel maar zegt niet nadrukkelijk dat er geheimhouding is. U kunt vragen of er geheimhouding geldt. Zo ja, wilt u het dan wel weten? Kijk ook naar de duur van de geheimhouding.

• ´Dan doen we het allemaal voortaan wel via het boekje´

Het wordt formeel en de bestuurder geeft een standje. Dit lijkt een dreigement, maar is in feite een noodkreet. Immers, ´het boekje´ is de WOR en die correct naleven –alleen al artikel 24!- is veel meer moeite dan wat de gemiddelde bestuurder doet. Dus deze rituele zet wordt doorgaans beantwoord door ondernemingsraden met ´Nee, dat vooral niet´ en ´We hechten aan een goede relatie´ waarna het informele gerommel en onderhands gebabbel weer voort kan kabbelen.

• ‘Dit is een conceptrapport’

Uit de opmerking van de bestuurder blijkt dat niet alles in het rapport staat. Het is immers een concept. Er kan nog het nodige veranderen. Let op dat de punten van de OR of PVT wel in het definitieve rapport komen te staan. Zorg dat ze niet worden ‘vergeten’.

• ‘We tillen het over de vakantie heen’

Een variant hierop is: ‘we komen erop terug’. Het is dan de vraag of het onderwerp dan opnieuw wordt besproken. Dit vraagt om een volhardende OR of PVT met een goed geheugen.

• ´Ik neem het mee´

Dit betekent zoveel als ´Ik sluit dit onderwerp nu´. In tegenstelling tot wat meenemen suggereert, zit er geen verplichting aan voor de toekomst. In het bestuurders wordt het wél aangaan van een verplichting non-verbaal ondersteund met geïrriteerd gesnuif en gedraai op de stoel.

• ‘Blijf op hoofdlijnen denken´

Dit is een hartenkreet die makkelijk verstaan kan worden als de wens van de bestuurder om met het medezeggenschapsorgaan vooral beleidszaken of strategie te bespreken, maar dat is het vaak niet. Het is een zet die de bestuurder doet als het hem iets te heet onder de voeten wordt. De OR vraagt bijvoorbeeld erg goed door of legt de vinger op de zere plek. De bestuurder probeert het zo af te houden.

• ´Ik heb geen glazen bol´

Deze afgemeten zin moet de OR bevredigen in zijn krampachtige wens iets te snappen van de toekomstige plannen. De OR wil immers plannen, tijdpaden, mijlpalen en andere instrumenten horen. Daar heeft de bestuurder geen zin in. Deze bezwering werkt wel bij de OR, maar vaak niet bij aandeelhouders, financiers of grote klanten.

• ´Dit wint geen schoonheidsprijs´

Het is niet goed gegaan. De bestuurder wil geen duidelijk excuus maken, maar directer krijgt u het niet te horen. U hoeft niet te vrezen dat er koppen zullen rollen.

 LSD-techniek

Bij al deze uitspraken geldt dat u moet opletten. Luister daarom kritisch. Wat wordt er nu werkelijk gezegd en bedoeld? Gebruik daarom de LSD-techniek:

• Luister actief: houd oogcontact, hum, maak aantekeningen.
• Samenvatten: vat de inhoud én de toon samen en vraag of u het goed heeft samengevat. Is de bestuurder te lang van stof, geef dan aan dat u wilt samenvatten.
• Doorvragen: stel vast of uw vraag beantwoord is. Zo niet, stel dat vast en vraag nog eens wat u vroeg. Zo ja, ga op een onderdeel van uw samenvatting door.

Meer doen aan het overleg?

U kunt veel uit het overleg met de bestuurder halen. Dat doet u door de LSD-techniek, maar ook door het overleg goed voor te bereiden en te onderhandelen. Volg de training onderhandelen van OR Academy om dit goed te leren. Meer informatie over deze nuttige training vindt u hier.

Bron: Handvatten voor de medezeggenschap van Wanne van den Bijllaardt en Niek van Keulen e.a.