Formeel en informeel overleg

Voor de ondernemingsraad zijn er twee belangrijke formele vergadermomenten: de eigen OR-vergadering en de overlegvergadering met de bestuurder. Omdat het OR-werk meer is dan officieel vergaderen, zijn er nog veel andere momenten waarop er dingen besproken moeten worden. Wilt u op verschillende vergadermomenten een goede bijdrage leveren aan de besluitvorming en invloed uitoefenen? Bekijk de onderstaande checklist.

De OR-vergadering

In OR-cursussen en handboeken leert u alles over de OR-vergadering. Deze heeft een formele insteek. Bij de OR-vergadering horen een voorzitter, verslaglegging, besluitvorming en verkiezingen.  In een OR-reglement worden de regels van de OR-vergadering nogmaals uitgelegd; hier dient u ook naar te handelen. Bij het formele OR-overleg kunnen gebeurtenissen, besluiten of standpunten later gebruikt worden of belangrijk zijn als u bijvoorbeeld gaat adviseren. Daarom moeten ook de minder voor de hand liggende zaken van de OR-vergadering goed worden genoteerd en geregeld. Denk aan een minderheidsstandpunt, debatten en relevante meningen.

De overlegvergadering

Anders dan bij de OR-vergadering regelt de WOR expliciet de Overlegvergadering. U leest in artikel 23 en 23a t/m c wat de regels en gedragingen die van beide partijen worden verwacht. Dit is een formeel overleg en dient te voldoen aan de juridische eisen. De wet geeft ook praktische handreikingen. Artikel 23 geeft bijvoorbeeld regels over welke bestuurder met de OR overlegt, wanneer men bij elkaar komt en welke onderwerpen worden besproken. Interessant zijn twee punten. En in 23c gaat het om overleg met de onderdeelcommissie. Veel OR-leden weten dat niet. Onderzoek daarom wat de WOR rond de overlegvergadering zegt en vergelijk dit met hoe u dat in praktijk doet. Stel, indien nodig, uw werkwijze bij en zet dat op papier met de handtekening van de voorzitter en de bestuurder eronder.

Artikel 24-overleg

Het artikel 24-overleg (de halfjaarlijkse bespreking van de algemene gang van zaken) wordt niet altijd gericht gebruikt. Voor de OR is het artikel 24-overleg echter een instrument om in een vroeg stadium bij belangrijke ontwikkelingen betrokken te worden.

In artikel 24.1. staat dat in een overlegvergadering ten minste twee keer per jaar de algemene gang van zaken van de organisatie wordt besproken. In die Overlegvergadering vertelt de bestuurder welke besluiten hij in voorbereiding heeft rond de onderwerpen van het adviesrecht (artikel 25) en het instemmingsrecht (artikel 27). Er worden afspraken gemaakt over wanneer en hoe de OR in de besluitvorming kan worden betrokken. In artikel 24.2 staat dat leden van de Raad van Commissarissen (RvC) dan aanwezig zijn. Zij hebben verschijningsplicht; bij een stichting of vereniging gaat het om de leden van de Raad van Toezicht (RvT). Artikel 24.3. gaat over uitzonderingen. De bedoeling van artikel 24 is dat de OR beter betrokken wordt bij het strategisch beleid.

Overleg met de bestuurder

Naast de overlegvergadering heeft de OR ook regelmatig informeel overleg met de bestuurder. Bestuurder en OR willen snel bepaalde zaken kortsluiten. Dat heeft vaak te maken met het voorbereiden van de overlegvergadering maar ook over actuele zaken waarover de bestuurder de OR bijpraat. In tijden van grote transities belt of mailt de bestuurder soms veel met de voorzitter en de secretaris, het Dagelijks Bestuur (DB) van de OR. Of op een vertrouwelijk plek over zaken vertrouwelijk wil spreken. Soms mag het DB dit niet communiceren met de rest van de OR. De vraag is of dit wenselijk is. Bespreek daarom als Dagelijks Bestuur (DB) van de OR in een OR-vergadering uw werkwijze en opvatting over het informeel overleg. Maak vervolgens gezamenlijk werkbare afspraken. Ga als voorzitter bijvoorbeeld nooit alleen naar bestuurder maar doe dat, vanwege transparantie, met z’n tweeën of drieën.

Overleg op de gang

De OR heeft soms ook contacten met andere spelers in de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan adjunct-directeuren, P&O, de preventiemedewerker, de controller, leidinggevenden en uitvoerende medewerkers in de afdelingen. Maar ook met deze spelers kan de OR informeel overleg hebben. Gebruik het informeel overleg met al deze spelers. Het vergroot uw invloed, maar ga er zorgvuldig mee om.

Het achterbanoverleg

Een ander belangrijk informeel moment: het overleg met de achterban. De wet schrijft niet voor dat contact met de achterban verplicht is en in welke vorm u dat doet, maar het is raadzaam om dit wel te doen. Indirect gaat de wet ervan uit dat de OR wel contact heeft met de achterban. Hier zijn ook veel instrumenten voor. Denk bijvoorbeeld aan het verspreiden van agenda en notulen (artikel 14), het OR-jaarverslag en de OR-jaarvergadering (artikel 14) en tijd voor beraad met de achterban (artikel 17). En de achterban betrekken bij adviesaanvragen (artikel 25) en instemmingsverzoeken (artikel 27).

Bron: Performa uitgeverij