Iedere ondernemingsraad is verplicht om een reglement op te stellen. Dat staat in artikel 14 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). De werkwijze van de OR wordt zo vastgelegd. Uw OR heeft ook de bevoegdheid om dat reglement vast te stellen, te wijzigen en aan te vullen. Hierin mogen geen dingen staan die strijdig zijn met de wet. Goed om het reglement eens te checken.
In een reglement moet in ieder geval het volgende staan:
- wanneer de ondernemingsraad bij elkaar komt;
- hoe de vergadering van de or bij elkaar wordt geroepen;
- hoeveel leden minimaal aanwezig moeten zijn bij een vergadering;
- hoe het stemrecht is bij besluitvorming;
- hoe het secretariaat moet worden ingevuld. Meestal zullen de OR-leden een secretaris kiezen;
- hoe de agenda wordt bekendgemaakt aan de OR-leden, de bestuurder en de achterban;
- wanneer de agenda wordt bekendgemaakt. Dat moet minimaal 7 dagen voor de vergadering zijn. Alleen bij spoedeisende gevallen kun je daarvan afwijken;
- hoe de notulen worden verspreid onder de OR-leden, bestuurder en achterban;
- hoe het OR-jaarverslag wordt verspreid onder de OR-leden, bestuurder en achterban.
- Naast onderdelen over de werkwijze moet een reglement ook bepalingen bevatten over de organisatie van de OR-verkiezingen (artikel 9 en artikel 10 WOR).
In het reglement staat de werkwijze van de OR. De bestuurder krijgt het conceptreglement te zien en kan hierover zijn mening geven (artikel 8 WOR), maar hij kan het reglement niet afkeuren.
Het OR-reglement is geen overeenkomst tussen de or en de bestuurder. Zij kunnen wel afspraken maken, maar die leggen ze vast in een ondernemingsovereenkomst.
Als een nieuwe ondernemingsraad gekozen is dan hoeft die niet het reglement aan te passen. Het is wel verstandig om er naar te kijken. Als de WOR is veranderd, de bepalingen botsen met de dagelijkse praktijk of als de organisatie gaat veranderen dan moet het reglement misschien worden vernieuwd. De OR moet ervoor zorgen dat de bestuurder een exemplaar van het gewijzigde reglement ontvangt. De OR maakt dit ook bekend aan de achterban.
Aanpassingen of aanvullingen die te maken hebben met de verkiezingen van de ondernemingsraad worden pas van kracht vanaf de eerstvolgende verkiezing. Datzelfde geldt voor wijzigingen in het zetelaantal en zittingsduur. Andere wijzigingen kunnen direct ingaan.
Ondernemingsraden die zeker willen zijn van een juridisch goed reglement die kijken op de website van de SER. Daar staan een voorbeeld-reglement dat u kunt gebruiken.
