Waar let de OR op bij een email en internetprotocol?

De wereld lijkt nauwelijks meer denkbaar zonder e-mail en internet, zowel op het werk als thuis. Het is normaal om thuis nog even naar uw mail van het werk te kijken. En op het werk moet de baas dan ook niet moeilijk doen als u even een privémailtje verstuurt. Dat voelt eerlijk. Veel e-mailprotocollen van bedrijven verbieden echter privégebruik van het bedrijfssysteem (netwerk). werknemers kunnen hierdoor in de problemen komen. De OR kan goed kijken naar het email en internetprotocol. De Wet bescherming persoonsgegevens Ongewenst gedrag binnen het bedrijf, ook op internet en e-mail, moet natuurlijk aan banden gelegd worden. Dan hebben wij het over seksuele intimidatie, bezoeken pornosites, racisme, et cetera. Aan de andere kant hebben mensen binnen het bedrijf ook recht op privacy. De Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) biedt niet de ruimte om zomaar allerlei gegevens te verzamelen en te gebruiken met persoonskenmerken. Dus de inhoud van alle e-mailverkeer controleren mag niet. De werkgever moet een ‘gerechtvaardigd belang’ kunnen aantonen. Hij heeft dus niet de ruimte om in de volle breedte alles ‘in de gaten te houden’ gekoppeld aan de persoonsgegevens. Uw OR kan uitzoeken hoe er met privacy wordt omgegaan. Aandachtspunten Als u met het email en internetprotocol aan de slag wilt dan kunt u op de volgende zaken letten:

1. Geeft het email en internetprotocol van uw werkgever een duidelijke richtlijn van wat wel en niet mag met de e-mail en het internet van het bedrijfsnetwerk?
2. Alleen als er een duidelijke aanleiding is, kan de werkgever persoonsgericht controleren. Een melding naar de OR is dan gewenst.
3. Andere controles kunnen alleen zonder persoonsgegevens.
4. Gemachtigd voor persoonsgebonden gegevens zijn alleen die mensen die daar een duidelijke functie bij hebben. Dit moet duidelijk zijn in het protocol.
5. De OR moet instemming hebben verleend aan het protocol. (artikel 27 WOR)

Meer informatie U kunt op verschillende plaatsen meer informatie vinden. Een voorbeeldprotocol e-mail/internetgebruik vindt u op www.fnv.nl/mz onder ‘Privacy’. Meer privacy- en andere vragen vindt u in het praktische boek De OR in 153 vragen & antwoorden.  Er is in 2017 een nieuwe druk verschenen. U kunt ook deelnemen aan ons actualiteitencollege over de nieuwe privacywetgeving. Daarin zetten we de regels en de gevolgen voor uw organisatie op een rij.