Sneller en beter notuleren

Vergaderen en afspraken maken horen bij het OR-werk. OR-leden vergaderen graag, maar voor notuleren staan ze niet snel in de rij. Ze denken dat het veel werk is, of ze weten niet hoe ze het aan moeten pakken. Vaak valt het wel mee. Vooral als je weet welke tools je kan gebruiken. En veel doen helpt natuurlijk ook om sneller en beter te worden.

Effectief notuleren begint met de agenda. Als het goed is, heeft elk agendapunt dezelfde structuur, namelijk:

• Wat is het probleem?

• Wat zijn de oorzaken?

• Wat zijn mogelijke oplossingen?

• Wat wordt er besloten?

Ja kant dus gemakkelijk werken met een kolommenschema, waarin je elke kolom een kop geeft:

Probleem – Oorzaken – Oplossingen – Besluit.

Dit schema kun je naderhand invullen op basis van de aantekeningen of direct tijdens de vergadering. Er zijn ook technische hulpmiddelen die je als notulist kan inzetten. In Office 365 vind je meerdere sjablonen voor notulen via ‘Bestand -> Nieuw’. Klik dan op de optie ‘Notulen’. Die zijn handig om notulen te maken. Daarop gaat de notulist na de vergadering aan de slag met de aantekeningen om er een verslag van te maken.

Tips voor notuleren met de laptop

• Kies een zitplaats waar je geen last hebt van de lichtinval. Als de zon op het beeldscherm schijnt zie je niets meer.

• Let op de indeling van het toetsenbord. Dus niet notuleren met een ‘onbekende’ laptop, want andere laptops kunnen een andere indeling hebben.

• Probeer de muis weinig te gebruiken bij het notuleren. Leer je in plaats daarvan aan om sneltoetsen te gebruiken. Verspringt de cursor onverwacht? Dek het ‘muisvlak’ af met een Post-It memoblaadje.

• Sluit je laptop aan op stroom. De accu kan leeg raken als de vergadering uitloopt!

• Zet de geluiden van je laptop uit. Het gepiep kan de deelnemers afleiden.

• Laat je niet afleiden door e-mail en berichten van sociale media. Zet dit alles uit als je aan het notuleren bent.

• Werk zo snel mogelijk de notulen uit. Zo voorkom je dat je zaken vergeet. Binnen vierentwintig uur vergeet je gewoonlijk vijftig procent, dus hoe langer je wacht, hoe meer tijd het kost.

Wil je meer tips om beter en sneller te kunnen notuleren? Meld je aan voor de Cursus Notuleren