10 Schrijftips voor het OR-jaarverslag

De OR of PVT legt via het jaarverslag verantwoording af tegenover de achterban en de bestuurder. Zij hebben er immers recht op om te weten wat uw medezeggenschapsorgaan de afgelopen periode heeft gedaan. U hebt de vrijheid om zelf te kiezen wat u in het OR-jaarverslag wilt behandelen. Toch is het jaarverslag schrijven voor veel ondernemingsraden elk jaar weer een flinke opgave. Met deze tien tips schrijft u beter een papieren of online jaarverslag voor uw achterban.

1. Ken uw doelgroep. Stem daarom de stijl en inhoud zoveel mogelijk af op uw organisatie en met name uw achterban. Lezen ze het liefst een korte flyer in de kantine of ontvangen ze graag een digitaal jaarverslag via de mail?
2. Kies een doel. Dat geeft richting. Er is niets mis met een informatief jaarverslag, maar misschien reikt uw doel verder. Wilt u het verslag inzetten als pr-middel om de achterban te verrassen en het imago van de OR of PVT te versterken? Uw keuze heeft gevolgen voor de opzet van het verslag, de inhoudsselectie, de toon, de opzet en de extra’s zoals de interviews, kaderteksten, foto’s, uitspraken, lijstjes, een tijdlijn en dergelijke.
3. Gebruik opsommingen. Wat heeft de OR of PVT bijvoorbeeld gedaan richting de achterban? Dat maakt het vaak overzichtelijk. Vooral voor een digitaal jaarverslag is dit prettig om te lezen.
4. Schrijvers zijn geneigd om de inhoud van de tekst verdedigen, maar wie verdedigt de lezer? Wijs daarom een waakhond (de secretaris bijvoorbeeld) aan. Dat is iemand die het overzicht houdt en bepaalt of alle teksten voldoen aan het doel van het jaarverslag. Schrap wat niet past bij uw achterban, het doel en de rode draad van het jaarverslag.
5. Schrijven is schrappen wordt er vaak gezegd. Probeer korte en bondige teksten te schrijven. Dat leest vlotter. Maak uw zinnen niet langer dan zo’n 20 woorden. Hoe hoger het opleidingsniveau is des te langer kunnen de zinnen worden.
6. Let op de koppen. Vallen ze op en geven ze aan waar de tekst over gaat? De kop staat meestal in de tegenwoordige tijd. Dat geeft een tekst urgentie.
7. De eerste tekst onder de kop is de lead. In de krant is dat de dikgedrukte tekst. Om te bepalen wat er in de tekst komt te staan, maakt u gebruik van de 5 w’s en h-vraag. Dat zijn wie?, wat?, waar?, wanneer?, waarom? en hoe?.  De eerste w’s beantwoordt u in de lead en de waarom- en hoe-vraag komt later in de tekst aan de orde.
8. De overgangen tussen verschillende alinea’s geven een bericht structuur. U kunt de alinea’s gebruiken voor uw opsomming. Het is ook mogelijk om de eerste zin van een alinea te beginnen met een element uit de 5 w’s en h, dus het hoe, waarom, wanneer. Zo leidt u de lezer puntsgewijs door het verhaal.
9. In het jaarverslag en in de teksten moet het belangrijkste eerst komen. Als de lezer afhaakt dan moet hij het belangrijkste in ieder geval hebben gelezen. De samenstelling van de OR of PVT moet dus niet in het begin van het jaarverslag komen, maar aan het einde.
10. Maak het jaarverslag concreet. Het wordt dan sneller gelezen en de achterban krijgt een idee wat de OR heeft gedaan. Dus geen opsomming van adviesaanvragen, maar een uitleg van wat de OR heeft geadviseerd. Geef concrete voorbeelden van het medezeggenschapswerk. U maakt er een saaie tekst levendig en sprankelend mee.

Als u meer tips wilt en aan de slag wilt met uw jaarverslag volg dan onze eendaagse cursus. Meer informatie vindt u hier. Als u beter wilt leren schrijven dan hebben we een speciale schrijfcursus voor u.