10 Schrijftips voor het OR-jaarverslag

De OR of PVT legt via het jaarverslag verantwoording af aan de achterban en de bestuurder. Je hebt de vrijheid om zelf te kiezen wat je in het OR-jaarverslag wil behandelen. Desondanks is het schrijven van het jaarverslag voor veel ondernemingsraden elk jaar weer een flinke opgave. Hieronder vind je schrijftips die je helpen bij het schrijven van je een papieren of digitale jaarverslag.

1. Ken uw doelgroep. Stem daarom de stijl en inhoud zoveel mogelijk af op je organisatie en met name op de achterban. Leest die het liefst een korte flyer in de kantine of een digitaal jaarverslag via de mail?
2. Kies een doel. Dat geeft richting. Er is niets mis met een informatief jaarverslag, maar misschien reikt je doel verder. Wil je het verslag inzetten als pr-middel om de achterban te verrassen en het imago van de OR of PVT te versterken? Je keuze heeft gevolgen voor de opzet van het verslag, de inhoud, de toon en de extra’s zoals de interviews, kaders, foto’s, quotes, lijstjes, een tijdlijn en dergelijke.
3. Gebruik opsommingen. Wat heeft de OR of PVT bijvoorbeeld gedaan richting de achterban? Dat maakt het verslag overzichtelijk. Vooral in een digitale versie is dit prettiger om te lezen.
4. Wijs een waakhond (de secretaris bijvoorbeeld) aan. Dat is iemand die het overzicht houdt en bepaalt of alle teksten voldoen aan het doel van het jaarverslag. Schrap alles wat niet past bij je achterban, het doel en de rode draad van het jaarverslag.
5. Probeer korte en bondige teksten te schrijven. Dat leest vlotter. Maak je zinnen niet langer dan zo’n 20 woorden. Hoe hoger het opleidingsniveau is des te langer kunnen de zinnen zijn.
6. Let op de koppen. Vallen ze op en geven ze aan waar de tekst over gaat? De kop staat meestal in de tegenwoordige tijd. Dat geeft een tekst urgentie.
7. Schrijf een pakkende lead. Dat is de eerste tekst onder de kop. In de krant is dat de dikgedrukte tekst. Om te bepalen wat er in de tekst komt te staan, maak je gebruik van de 5 w’s en h-vraag. Dat zijn wie? wat? waar? wanneer? waarom? en hoe?  De eerste w’s beantwoord je in de lead en de waarom- en hoe-vraag komt later in de tekst aan de orde.
8. Breng structuur aan. Je kan de alinea’s gebruiken voor je opsomming. Het is ook mogelijk om de eerste zin van een alinea te beginnen met een element uit de 5 w’s en h, dus het hoe, waarom, wanneer. Zo leid je de lezer puntsgewijs door het verhaal.
9. Begin met de belangrijkste boodschap. Als de lezer afhaakt dan moet hij het belangrijkste in ieder geval hebben gelezen. De samenstelling van de OR of PVT moet dus niet in het begin van het jaarverslag komen, maar aan het einde.
10. Maak het jaarverslag concreet. Het wordt dan sneller gelezen en de achterban krijgt een idee wat de OR heeft gedaan. Dus geen opsomming van adviesaanvragen, maar een uitleg van wat de OR heeft geadviseerd. Geef concrete voorbeelden van het medezeggenschapswerk. Je maakt er een saaie tekst levendig en sprankelend mee.

Voortaan zonder moeite je jaarverslag schrijven? Schrijf je snel in voor de Cursus OR en het jaarverslag. Meer tips om beter te leren schrijven? Volg dan onze speciale schrijfcursus.