Het dagelijks bestuur (DB) is al als het ware ‘het management’ van de OR. Voor de bestuurder is het DB vaak het eerste aanspreekpunt van de OR. De voorzitter leidt de OR-vergadering en zorgt ervoor dat beslissingen op heldere wijze tot stand komen en dat de OR en bestuurder elkaar goed begrijpen. De voorzitter werkt nauw samen met de secretaris van de OR. De secretaris is de organisator die zorgt voor goede informatiestromen in en om de OR. Voor beide functies zijn specifieke competenties nodig om effectief te kunnen functioneren. Bekijk ze hieronder.
Competenties van de Voorzitter
Leiderschap
Een goede voorzitter moet een natuurlijke leider zijn. Dit betekent dat hij of zij in staat moet zijn om richting te geven aan de OR en om beslissingen te nemen die in het belang van de werknemers en de organisatie zijn. Dit gaat gepaard met het vermogen om anderen te inspireren en te motiveren.
Communicatievaardigheden
Een effectieve voorzitter moet uitstekend kunnen communiceren. Dit houdt in dat hij of zij niet alleen duidelijk en beknopt kan spreken, maar ook goed kan luisteren naar de meningen en zorgen van anderen. Goede communicatievaardigheden helpen bij het faciliteren van constructieve discussies en het bevorderen van een open en eerlijke communicatie binnen de OR.
Besluitvaardigheid
Het vermogen om snel en doordacht beslissingen te nemen is essentieel voor een voorzitter. Dit betekent dat de voorzitter in staat moet zijn om alle beschikbare informatie te overwegen, de voor- en nadelen af te wegen en een weloverwogen beslissing te nemen, zelfs onder druk.
Organisatorische vaardigheden
De voorzitter moet de bijeenkomsten van de OR effectief kunnen plannen en leiden. Dit omvat het opstellen van de agenda, het voorzitten van vergaderingen en het ervoor zorgen dat alle leden de kans krijgen om hun mening te geven. Goede organisatorische vaardigheden helpen bij het soepel laten verlopen van de vergaderingen en bij het bereiken van de gestelde doelen.
Diplomatie
Een voorzitter moet diplomatiek zijn en in staat zijn om conflicten op een constructieve manier te beheren. Het is dus belangrijk dat hij of zij kalm blijft tijdens meningsverschillen en op zoek gaat naar oplossingen die voor alle partijen acceptabel zijn.
Competenties van de Secretaris
Administratieve vaardigheden
Een secretaris moet uitstekende administratieve vaardigheden hebben. Zo moet de secretaris nauwkeurig de notulen van vergaderingen bijhouden, rapporten opstellen en de correspondentie van de OR beheren. Goede administratieve vaardigheden zijn essentieel voor het documenteren van de activiteiten van de OR en voor het waarborgen van transparantie.
Organisatie en planning
De secretaris is verantwoordelijk voor het organiseren en plannen van de dagelijkse activiteiten van de OR. Dit houdt in dat hij of zij ervoor moet zorgen dat alle documenten op tijd worden verspreid, vergaderingen worden gepland en dat deadlines worden gehaald. Goede organisatorische vaardigheden helpen bij het efficiënt beheren van de taken van de OR.
Communicatievaardigheden
Net als de voorzitter moet de secretaris ook over sterke communicatievaardigheden beschikken. Dit omvat het vermogen om duidelijk en effectief te communiceren, zowel schriftelijk als mondeling. Goede communicatievaardigheden helpen bij het verspreiden van informatie en het bevorderen van een open dialoog binnen de OR.
Nauwkeurigheid en aandacht voor detail
Een goede secretaris moet nauwkeurig en aandachtig zijn bij het uitvoeren van zijn of haar taken. Dit betekent dat hij of zij zorgvuldig moet zijn bij het documenteren van vergaderingen en het opstellen van rapporten. Aandacht voor detail helpt bij het voorkomen van fouten en bij het waarborgen van de betrouwbaarheid van de documentatie van de OR.
Vertrouwelijkheid
De secretaris moet discreet zijn en in staat zijn om vertrouwelijke informatie te beheren. Dit betekent dat hij of zij vertrouwelijke documenten veilig moet bewaren en gevoelige informatie met zorg moet behandelen. Vertrouwelijkheid is essentieel voor het waarborgen van het vertrouwen binnen de OR en tussen de OR en de directie.
Samenwerking tussen Voorzitter en Secretaris
Het is belangrijk dat de voorzitter en de secretaris goed kunnen samenwerken. Een sterke samenwerking tussen deze twee functies zorgt voor een efficiënt en effectief functioneren van de OR. Dit betekent dat ze regelmatig moeten overleggen, elkaar moeten ondersteunen en een gezamenlijke visie moeten hebben op de doelen en prioriteiten van de OR.
Door de juiste competenties te ontwikkelen en te onderhouden, kunnen de voorzitter en de secretaris een positieve en significante bijdrage leveren aan het succes van de ondernemingsraad. Dankzij hun gebundelde vaardigheden en samenwerking kunnen de belangen van de werknemers behartigd worden en kan een constructieve dialoog in gang gezet worden met de directie.
