Als de notulen maar goed zijn 

Als OR ontkom je er niet aan: vergaderen. Dat vraagt niet alleen om een goede voorbereiding, je moet ze ook (laten) notuleren. Meestal neemt de secretaris deze taak voor zijn rekening, maar je kan ook afspreken te rouleren of er iemand voor inhuren.  

Notuleren is onderdeel van overleggen en vergaderen. Door vast te leggen wat er wordt besproken en besloten, kun je er later op terugvallen. Bovendien is het een middel om de afwezigen te informeren. Meestal bevatten notulen een lijst met actiepunten en vormen ze de aanzet voor de volgende vergadering.  

Secretaris als notulist 

Notulen zijn dus belangrijk genoeg om er serieus werk van te maken. Meestal is de secretaris belast met deze taak, maar hier kan je ook een ander voor kiezen. Sommige OR ’en huren zelfs een externe (betaalde) notulist in.  Hoe je dit als OR regelt en welke afspraken ervoor zijn, leg je  vast in het OR-reglement. 

De notulen worden zo snel mogelijk na iedere vergadering als concept naar de leden gestuurd. Zij kunnen eventueel bezwaar maken tegen de inhoud van het verslag. De OR beslist over de inhoud stelt de notulen vast in de eerstvolgende vergadering. Voor de achterban mag je eventueel ook een apart verslag maken.   

Vormen van notulen 

Er zijn verschillende vormen denkbaar voor notulen. Zijn ze alleen bedoeld om afspraken vast te leggen, dan is het niet om een lang verslag te schrijven. Een korte takenlijst is dan voldoende. Maar moet je uit de notulen het verloop van de discussie en alle argumenten kunnen halen, dan zijn uitgebreidere notulen nodig. 

De verschillende vormen die voorkomen zijn: 

• notulen met een letterlijke weergave van wat er is gezegd 

• weergave van de essentie per spreker 

• samenvatting van de belangrijkste onderwerpen 

• besluitenlijst met afspraken, acties en besluiten, plus deadlines en verantwoordelijken. 

Wil je meer leren over de mogelijkheden en verplichtingen rond notulen? Schrijf je dan snel in voor de Cursus notuleren.