Hoe zet ik het op papier?

Ik heb het wel in mijn hoofd, maar hoe zet ik het op papier!?’ Hoe vaak wordt die vraag niet gesteld bij de start van een schrijftraining. Het lijkt erop dat als je aan je bureau gaat zitten om een stuk voor de cliëntenraad, achterban of bestuurder te schrijven, er een groot rolluik naar beneden schuift. Je raakt het zicht op de inhoud kwijt en je hebt geen idee hoe je het moet aanpakken. De oplossing is verrassend eenvoudig: schrijf het op zoals je het zou zeggen!

Waarom zou ik dat doen?

Als je met iemand in gesprek bent, stem je als vanzelf op de ander af. Je zegt wat je te zeggen hebt in de volgorde die de ander wil horen. Zo begin je vaak met de aanleiding en kom je daarna met het punt dat je wilt maken. Bijvoorbeeld:

‘Zeg, vorige week hadden we het in het overleg met de cliëntenraad toch erover dat we onvoldoende gebruik maken van elkaars expertise? Ik heb een idee hoe we dat kunnen oplossen. Wat vind je ervan als we iedere twee weken een half uurtje bij elkaar zitten om de lopende vragen met elkaar te bespreken?’

Dat is ook in een mail, memo of adviesstuk de volgorde waarmee je de lezer direct houvast geeft.

Moet ik dan spreektaal opschrijven?

Nee, dat is natuurlijk niet de bedoeling. Echte spreektalige woorden laat je eruit en je maakt er soepele en compacte zinnen van. Dat noemen we: verzorgde spreektaal. Stel dat je jouw voorstel om klantvragen met het team te bespreken in een memo wilt gieten. Dan start je je tekst op de volgende manier:

‘Vorige week hebben we in het teamoverleg besproken dat we onvoldoende gebruik maken van elkaars expertise. Hoe lossen we dat op? Mijn voorstel is dat we iedere week een half uur nemen om de lopende klantvragen met elkaar te bespreken.’

Of het nu gaat om een voorstel in een mail of om een beleidsstuk, deze aanpak werkt in alle teksten.