Vergaderen en afspraken maken horen bij het OR-werk. OR-leden vergaderen graag, maar voor notuleren staan ze niet snel in de rij. Ze denken dat het veel werk is, of ze weten niet hoe ze het aan moeten pakken. Vaak valt het wel mee. Lees de bruikbare tips om te notuleren in minder tijd!
Effectief notuleren begint met de agenda. Als het goed is, heeft elk agendapunt dezelfde structuur, namelijk:
–Wat is het probleem?
–Wat zijn de oorzaken?
–Wat zijn mogelijke oplossingen?
–Wat wordt er besloten?
U kunt dus gemakkelijk werken met een kolommenschema, waarin u elke kolom een kop geeft:
Probleem – Oorzaken – Oplossingen – Besluit.
Dit schema kunt u naderhand invullen op basis van de aantekeningen of direct tijdens de vergadering.
Er zijn ook technische hulpmiddelen die de notulist kan inzetten. In Word 2010 vind je de sjablonen voor notulen via ‘Bestand -> Nieuw’. Klik dan op de optie ‘Notulen’. Die zijn handig om notulen te maken. Daarop gaat de notulist na de vergadering aan de slag met de aantekeningen om er een verslag van te maken.
8 tips om te notuleren met de laptop
- Kies een zitplaats waar u geen last hebt van de lichtinval. Als de zon op het beeldscherm schijnt ziet u niets meer.
- Let op de indeling van het toetsenbord. Dus niet notuleren met een ‘onbekende’ laptop, want andere laptops kunnen een andere indeling hebben.
- Probeer de muis weinig te gebruiken bij het notuleren. Sneller is het gebruik maken van sneltoetsen.
- Verspringt de cursor onverwacht? Dek het ‘muisvlak’ af met een Post-It memoblaadje.
- Sluit uw laptop aan op stroom. De accu kan leeg raken als de vergadering uitloopt!
- Zet de geluiden van uw PC uit. Het gepiep kan de deelnemers afleiden.
- Laat u niet afleiden door e-mail en berichten van sociale media. Zet dit alles uit als u aan het notuleren bent.
- Werk zo snel mogelijk de notulen uit. Zo voorkomt u dat u zaken vergeet. Binnen vierentwintig uur vergeet u gewoonlijk vijftig procent, dus hoe langer u wacht, hoe meer tijd het kost.
